Importare i dati da Access in Excel

In questo breve tutorial mostriamo la procedura per importare dati da Acces in Excel. la procedura è molto semplice: per prima cosa bisogna identificare la tabella da cui estrarre i dati che si vogliono importare in Excel. Ipotizziamo di avere una tabella fatta in questo modo con un campo ID e 11 campi di dati da importare:



e che questa tabella contenga ad esempio questi dati:



Si desidera ora estrarre da questa tabella i dati presenti solo in alcune colonne. Si desidera, oltretutto filtrare direttamente all'importazione della tabella le righe che contengono in "campo1" il testo "b". per prima cosa dobbiamo creare una query che elabora il dato, in questo caso molto banale dato che raccoglie semplicemente i dati della table1 selezionando alcuni campi:
la query verrà salvata sotto il molto fantasioso nome di query:




Ora dobbiamo aprire Excel e creare una connessione al DB utilizzando il seguente comando:



Se possedete Excel in Italiano il comando è esattamente nella stessa posizine sotto il menu "Dati".  A questo punto, all'apertura della nuova finestra premete sul bottone "New Source" o "Nuova fonte dati" alla sinistra del bottone "apri".
Si aprirà una nuova finestra con un Wizard:



Selezionate ODBC. A questo punto dovrete selezionare il tipo dati Database Access:



Una volta selezionato il Database Access si aprirà una finestra con tutte le tabelle e le query del database disponibili per l'importazione dei dati:


Ora possiamo selezionare query che è la query preprata in precedenza che elabora il dato e lo presenta a Excel. ora ci viene chiesto di salvare un file nel formato .odc: si tratta di un piccolo file che contiene le logiche di connessione tra Access e Excel. Potete metterlo dove volete, vi consiglio di tenerlo vicino al Database. Questi file potranno essere utilizzati anche con altri fogli Excel in modo da garantire che le logiche di caricamento del dato dal DataBase su fogli Excel differenti siano comuni. Modificando poi il file .odc potremo aggiornare tutti i file Excel che fanno rifermiento ad esso riducendo i tempi di manutenzione delle connessioni dati:


Bene! ora siamo pronti per importare i dati su Excel: premendo Fine (Finish) otterremo la schermata iniziale che ci chiedeva di selezionare la fnte dati. Selezioniamo la fonte dati appena creata e selzioniamo la cella da cui deve partire l'importazione dei dati. Vi consiglio di utilizzare sempre A1:



premendo Edit Query... è possibile modificare la Query e inserire delle condizioni. Dopo aver selezionato ancora una volta Query apparirà la seguente schermata dove sarà possibile impostare la condizione sul campo1:



A questo punto manca l'ultimo passo: inserire i dati nel foglio Excel:



per ottenere il seguente risultato:



Ovviamente con questa procedura è possibile inserire quanti campi si vogliono nell'importazione in Excel.
A questo punto, quando si clicca con il tasto destro del mouse nella zona della query comparirà questo menu contestuale:



dove compaiono delle nuove diciture che possono essere utilizzate per caricare i nuovi dati o per modificare i parametri della query. A questo punto, chi volesse comandare la query da VBA deve semplicemente registrare due macro, una che modifca i paramentri e l'altra che effettua il refresh del dato. Potrà poi modificarle con calma nell'editor VBA.